全国研究大会ガイドライン[運営申し合わせ事項]
全日本高等学校書道教育研究会本部事務局と全国大会開催都道府県事務局における「全国研究大会 大会運営申し合わせ事項」について
2024年川崎特別大会運営では、今後の全国研究大会の指針となる「全国研究大会ガイドライン」を設定いたします。
1. ガイドライン情報は、3月18日の第３次案内以降に、川崎特別大会ホームページに公開・更新してまいります。
2. 川崎特別大会で活用した開催要項に関する引き継ぎデジタルデータは、全てクラウドに収納し、次回大会以降の運営委員会事務局と情報を共有します。
【大会ガイドライン】
２０２４川崎特別大会大会規約
→ ２０２４川崎特別大会大会規約
全国大会開催申し合わせ事項
→ 全国大会開催申し合わせ事項
参考
2023茨城大会運営に関する全国大会開催申し合わせ事項
令和６年２月６日
全日本高等学校書道教育研究会本部・全国大会開催都道府県役割分担及び確認事項
Ⅰ 文化庁の対応について
①文化庁に対する後援の依頼・大会講師の派遣依頼・大会報告等は、会長・理事長が対応する。
②大会開催都道府県は、大会の６ヶ月以前に、後援申請に必要な書類（大会要項・予算書・大会役員名簿・大会規約等）を本部事務局に各２部送付し、これを本部事務局は文化庁に提出する。
③大会開催都道府県は、大会修了後、大会収録（広告の無いもの）１５部と、報告資料・決算書（大会長・運営委員長・会計の押印のあるもの）各２部を本部事務局に送付し、これを本部事務局は文部科学省に提出する。
④文化庁より派遣を受けた大会講師に対する諸費用は、大会開催都道府県がすべて負担する。
Ⅱ 全国高等学校長協会、公益社団法人全国高等学校文化連盟の対応について
①全国高等学校長協会に対する後援申請については、本部会長が後援依頼を打診し、本部事務局が申請手続きを行う。
② 公益社団法人全国高等学校文化連盟に対する後援申請については、本部会長、または理事長が後援依頼を打診し、本部事務局が申請手続きを行う。
Ⅲ 開催都道府県市町村関係の対応について
①大会開催都道府県は、都道府県及び市町村に主催または後援の依頼・来賓の派遣依頼の申請は、都道府県及び市町村の様式に従い、無い場合は、本部が準備した様式を参考とする。大会開催都道府県において関係機関に申請した書類等は、その写しを１部申請後に本部事務局に送付する。
②都道府県及び市町村等に補助金を申請する場合は、大会開催都道府県が関係機関に問い合わせ、大会開催前年９月初旬までに必要な書類を提出する。
ア 補助金申請
イ 大会要項
ウ 収支予算書
エ 過去３年間の大会資料
オ 全日本高等学校書道教育研究会会則および役員一覧
③主催または後援を受けた都道府県及び市町村に対する大会後の報告（事業終了報告・大会集録・収支決算書等）は、大会開催都道府県が行う。
④都道府県及び市町村からの来賓にかかる費用（大会集録・懇親会・交通費等）は、大会開催都道府県がすべて負担する。
Ⅳ 協賛広告関係について
①協賛広告の募集要領については、本部渉外部長と大会開催都道府県事務局で協議し作成する。
②大会開催都道府県は、開催都道府県内の協賛を勧誘し、それ以外の都道府県については、本部渉外部が担当する。
③事務手続き等の関係で申込みに混乱が生じた場合は、②の原則に従い処理することとする。（ただし、本部渉外部が依頼した以外で、独自に大会開催都道府県が依頼した広告については、その限りではない。）
④広告の掲載については、「研究集録」に掲載する。
⑤本部渉外部が担当した広告協賛金は、必要経費等を除いて会長・理事長の承認をとり、原則的に大会補助金に充てる。
⑥協賛業者への御礼文書の送付及び集録・名簿等の送付については、別に本部事務局が定める規定によって行う。
⑦「全高書研会報」の協賛広告募集要項作成・実施等については本部事務局が行う。
Ⅴ 大会関係について
①大会開催に関わる、主催・後援の都道府県教育委員会等への本部からのあいさつは、必要に応じて早めに大会開催都道府県が本部事務局に要請する。本部事務局は、必要に応じ会長または副会長、理事長等を派遣する。
②本部・大会開催都道府県前日打ち合わせ会は、大会開催都道府県が企画運営に当たる。総会、情報交換会は本部が企画運営に当たる。
③大会終了から２ヶ月以内に、大会開催都道府県と次期大会開催都道府県の引き継ぎ連絡会、大会総括会議は本部主催で行う。この会合は、事務的文書の伝達・大会内容の伝達を中心に行い、各種文書・組織表・収支決算書・参加者名簿等の基本的資料を大会開催都道府県が次期大会開催都道府県に引き継ぐものとする。
④大会の企画・運営については、大会開催都道府県運営委員会が、適時本部事務局との連携の上、実施する。
⑤本部役員の費用については、すべて一般参加者と同様に本人負担とする。
⑥顧問・本部役員が大会の講師・助言者になる場合は、謝礼・交通費は支払わない。
⑦顧問に対する諸費用は、本部事務局がすべて負担する。
Ⅵ プレ大会について
①プレ大会開催に関わる運営予算の本部会計予算からの予算措置はない。
②ただし、全国大会の収支予算案として全国役員会が決定した予算金額のうち、本部の維持運営基金の中の大会補助金を、大会前年度５月の第1回全国役員会終了後に先渡しすることができる。
③先渡し金額を遥かに超過する費用が前渡金で必要な場合は、幹事会の承認を受け、維持運営基金から積み崩す。ただし、維持運営基金に残高がない場合はこの限りではない。
④いずれの場合も、開催年度の本部予算からのお渡し金額は、先渡しした金額を差し引いた金額をお渡しする。
⑤その際の全国大会決算は、2年間の支出が全て大会長の監査と本部監査の対象となる。
⑥原則として、全国大会準備に関する予算は、都道府県の組織積立費用で進める。全国大会を見越して大会開催3年前から都道府県内協賛を活性化したり積立金を準備したりする。
Ⅶ 全国大会運営予算支出までの手順
①予算案の方針（大会補助金）
・大会開催の２年前２月の幹事会に提出する。この時点では確定ではない。
・大会開催の前年度２月の幹事会で承認を経て、大会補助金を前年度に先渡しすることができる。
②協賛金
・各都道府県内、及び本部渉外部による協賛依頼を開催（ ）年前を目安に開始し、大会運営の原資とする。
③上記の手順に則り、収支予算書の出納計画を詳細に決めていく。
Ⅷ 大会総括関係について
①本部・大会開催都道府県の検証・総括会議は大会終了から２ヶ月以内に行い、報告書・収支決算書・都道府県別参加者一覧を提出する。
②開催都道府県内の総括は、大会終了から１ヶ月以内に終える。「全高書研会報」は、大会総括の報告を行い、編集については、本部出版部長と大会開催都道府県で確認し、出版する。
③大会開催都道府県は、広告入り集録を４７都道府県に各１冊保存資料用として送付する。また、広告入り集録を本部保存用に４０冊と広告なし集録２０冊を本部事務局に送付する。
④大会開催都道府県は、大会以前から全高書研名で発行した全ての文書データ（都道府県市町村等への講演依頼を含む）を、大会終了後２ヶ月以内に本部事務局に提出する。
Ⅸ 全日本書写書道教育研究会との連携について
①全日本書写書道教育研究会に対する後援の依頼・来賓の派遣依頼は、本部事務局が行う。
②全日本書写書道教育研究会より派遣を受けた来賓に対する諸費用は、本部事務局がすべて負担する。
Ⅹ その他
①本部は必要に応じ大会開催都道府県と協議し、この申合せ事項を検討する。
（令和６年２月１７日改正）